見積・請求の「写すだけ」の仕事は、やめられる｜建設DX／バレーナコミュニオンラジオ 第2回

建設業の経営者の方に、ひとつ伺いたいことがあります。見積書で入力した取引先名や現場名、単価や数量を、請求書を作るときにもう一度入力し直していないでしょうか。

ポッドキャスト「バレーナコミュニオンラジオ」第2回では、この「写すだけの仕事」をテーマにお話ししました。前回の「なぜ建設業の社長は、夜中に見積書を作っているのか」の続編として、その具体的な中身に踏み込んでいます。

「写すだけの仕事」は、どこに潜んでいるか

見積書から請求書を作るとき、システムによっては両者がつながっておらず、相手先名・現場名・項目・単価・数量・金額を、下手をすれば一から打ち直すことになります。うまくやっている場合でも、コピー&ペーストの手間は残ります。

そして、この転記作業は見積と請求だけの話ではありません。受注すれば、工事に必要な材料の発注書が要ります。一部を外注すれば、外注の発注書も要ります。さらに、売上はいくらで、材料費・外注費を差し引いて粗利がいくら残るのか——採算管理のための工事台帳にも、同じ情報を入れることになります。つまり、ひとつの工事に紐づく同じ数字を、何度も別々の場所に入力し直している現場が、とても多いのです。

なぜ、なくせるのか

解決の考え方はシンプルです。これらが「ひとつにつながっていればいい」。

一度入力したデータが、見積から請求、発注、採算管理まで流れていく。現場調査で得た情報が、そのまま積算の元データになる。単価をマスターとして持っておけば、現地調査の段階でおおよその概算見積が出来上がっている。入力は最初の一回だけで、あとはそのデータを流用していく——この発想の転換が鍵になります。

つながると、何が変わるのか

統合された仕組みのメリットは、大きく4つあります。

ひとつ目は、業務時間の短縮。打ち直しやコピペがなくなれば、作業時間は劇的に減ります。

ふたつ目は、正確性。人が介在するほど、コピペ漏れや計算式の誤りといったミスは増えます。ボタンひとつで複製されれば、ミスは起こりにくくなります。

みっつ目は、連携。データがバラバラだと「どれが最新の正しいデータか」が分からなくなりますが、ひとつにまとまっていれば、ある人の作業が終われば次の担当者へ自動的に引き継がれ、地続きで業務が進みます。

よっつ目は、場所を選ばないこと。自分のタイミングで、どこからでも作業ができるようになります。

そして、これらの副産物として「取引先へのレスポンスの速さ」が生まれます。見積を早く出せれば受注率が変わり、請求書を締め日までに確実に出せれば入金が早まり、資金繰りの改善にまでつながっていきます。

「完全週休2日制」を実現した会社

実際に、あるユーザー企業の話です。従来は次の業務ステップへすぐにデータを渡せず、少しずつ時間のロスが積み重なっていました。その結果、長年目指していた完全週休2日制が実現できずにいました。

それが、仕組みをつなげたことで、売上を落とすどころかむしろ増やしながら、利益も増やしながら、業務時間はどんどん減っていきました。最終的に、残業をほぼなくし、完全週休2日制を実現したのです。特別に難しいことをしたわけではなく、「全部つながっている」だけで起きた変化でした。

後半は、バレーナコミュニオン2周年レポート

番組の後半では、6月17日に開催した建設業界コミュニティ「バレーナコミュニオン」第24回のレポートをお届けしました。ちょうど丸2年の節目です。

バレーナコミュニオンは、建設業に特化した基幹システム「バレーナ」のユーザー企業同士のマッチングから始まり、今では建設業の方やその業界を支える方々が集う月1回のコミュニティに育ちました。午前の麻雀初心者講習、午後の麻雀交流会、夕方のビジネス交流会という一日のスケジュールで運営しています。

今回の第24回では、麻雀卓12卓48人が、24回目にして初めて満卓になりました。1回目・2回目は3〜4卓から始まったことを思うと、感慨深い数字です。ゲストには小林剛プロをお迎えしました。

なぜビジネス交流会に麻雀を取り入れているのか——それは、初対面同士でも卓を囲むとあっという間に打ち解け、その後のビジネス交流が活発になるからです。実際にこの2年で、共有いただいた範囲を数えるだけでも、数億円規模の取引が生まれています。

おわりに

「写すだけの仕事」をなくせば、夜の時間と、会社の利益が戻ってきます。そして空いた時間を、採用や人材育成、次の受注といった「本当にやりたかった仕事」に振り向けることができます。

番組では、建設業の業務効率と生産性の最大化について、現場のリアルな情報を毎回ひとつのテーマでお届けしています。よろしければ、お聴きいただけると嬉しいです。

▼第2回はこちら
（URL）https://open.spotify.com/episode/2GbcOtCv3nMrw0yxFlI7oT?si=-2cLQn-CSO-PeCoDYor-nw